Cuando un alumno o alumna aterriza en nuestra escuela, debemos hacer ese proceso de entrada lo más fácil posible para que se integre en la vida del centro de forma natural, se sienta acogido y comience a formar parte de la comunidad sin esfuerzo.
A este proceso se le conoce habitualmente como “onboarding”, y está más que implementado en la mayoría de empresas para dar la bienvenida a sus nuevos empleados.
La buena impresión se tiene que trabajar desde el principio, así que hacer una buena estrategia de onboarding conseguirá que nuestros alumnos se sientan parte de la escuela enseguida.
¿Quieres saber cómo hacerlo correctamente? Sigue estos 5 pasos:
1) Manual de bienvenida: dale toda la información importante antes de empezar
Una de las cosas que nos hace sentir peor al llegar a un sitio nuevo es esa sensación de ser un extraño, de no saber dónde están las cosas y cuáles son las rutinas habituales. El manual de bienvenida a tu escuela (también conocido como ‘Welcome Book’) está pensado para minimizar esa sensación.
Consiste en preparar una guía y envíasela al alumno antes del primer día de clase. En ella hay que incluir:
- Horarios de las clases y del centro en general.
- Nombre de los profesores (con foto).
- Canales de comunicación dentro de la escuela: intranet, redes sociales, revista, correo electrónico, tablón de anuncios…
- Instalaciones a disposición del alumno.
- Una breve presentación de bienvenida por parte del director o directora.
- Y lo más importante: un resumen de la cultura de la escuela. Esto incluye las rutinas, tradiciones, terminología especial que se utilice, fechas señaladas, eventos… todo lo que hace que nuestra escuela sea especial, y de lo que más suele costar enterarse al principio. Involucrar al nuevo alumno en la cultura desde el principio será clave.
2) Primer día: entrar con buen pie, acompañado y acogido
El primer día será clave para producir ese ‘engagement’ en el alumno. Esas ganas de quedarse y de formar parte de la escuela. Hay que naturalizar su entrada en el centro, y para ello hay que tener perfectamente definido el paso a paso de la llegada del alumno al centro.
- Indicarle la hora de entrada y que quién habrá esperándole. Muchas veces el primer día no sabes dónde dirigirte ni con quién hablar, así que es fundamental darle indicaciones precisas para que sienta un recibimiento con los brazos abiertos. Siempre hay que quedar con el nuevo alumno con antelación a la primera clase.
- Ruta por las instalaciones de la escuela. No hay que dar nada por hecho: muestra todos los lugares del centro, haciendo hincapié en aquellos donde se desarrollará su formación. Y por supuesto, muestra los servicios, secretaría, reprografía…
- Conoceros un poco mejor: la conversación de ese primer día importa mucho, y tiene que ser fluida. Haz preguntas al nuevo alumno sobre sus intereses, y a la vez cuéntale algunas particularidades y curiosidades de la escuela para que no se limite solo a conocer lo formal.
- Llévale hasta su primera clase. Acompáñale hasta su clase y preséntale a los compañeros y profesores. Que sea natural.
3) Consigue un efecto WOW: sorprende al nuevo alumno con algo chulo que no le hubieras contado
Dar un plus hará que te diferencies de otras escuelas y también conseguirá que se quede con muy buen sabor de boca en su primer día. ¿En qué puede consistir ese efecto WOW? Estos serían algunos ejemplos:
- Entregarle un pack de bienvenida con regalos: una mochila, un pack de libretas, una totebag… algo que no le hubieras dicho que regalabais, porque si ya lo sabía pierde la gracia.
- Mostrarle una parte de las instalaciones que sea sorprendente: si tienes una sala de descanso con billares, o una zona de relax…
Seguro que tienes algo que pueda sorprender el primer día.
4) Integración en las primeras semanas: desarrolla un programa de mentores
El mentoring se basa en aprender de otra persona que conozca la escuela perfectamente. Consiste en asignar al nuevo alumno un mentor que le integre las primeras semanas y sea su persona de referencia en caso de que tenga cualquier duda.
Para que el mentoring realmente funcione, lo ideal es que el mentor sea un alumno que lleve mucho tiempo en la escuela, de modo que sea una relación entre iguales.
Qué tener en cuenta para poner en marcha un programa de mentoring en nuestra escuela
- Propón a los alumnos que lleven mucho tiempo en el centro y sean personas amigables que se apunten como mentores.
- Foméntalo incluyendo un sistema de créditos o compensación en forma de actividades a las personas que se apunten a ser mentores para favorecer que se apunten.
- Utiliza un sistema de emparejamiento y evalúa si funciona.
5) Seguimiento: habla con el alumno y escucha lo que tiene que decir
El alumnos será evaluado en cuanto a la formación que reciba, pero no debemos olvidarnos de escuchar su opinión sobre la escuela y sobre su experiencia. Para ello es puedes utilizar:
- Encuestas de satisfacción
- Encuestas de clima
- Conversaciones informales
- Buzón anónimo de sugerencias
Puedes hacer un formulario sencillo con Google (más info en este enlace).
Lo importante es que desde la escuela haya predisposición a escuchar la experiencia de los alumnos y tener la capacidad de ir mejorando.
En caso de que estemos trabajando con niños y niñas, también podemos involucrar a sus familias para que también nos cuenten la experiencia desde su punto de vista. Involucrar a la familia se puede hacer en diferentes vías, como puedes ver en este post.
Un alumno feliz es nuestra mejor publicidad
A parte de las razones obvias de que se sienta acogido, que un alumno esté a gusto tendrá como resultado que nos recomiende, y no hay casi nada tan valioso como una buena reseña. Puedes seguir leyendo sobre Marketing Educativo aquí.
Y tú, ¿cuál es la acogida a una escuela que recuerdas con más cariño?
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